miércoles, 20 de marzo de 2013

Sobre normativas, burocracia y control de procesos en corporaciones y sociedades: ¿existe una fórmula mágica?

¿En qué consisten las normativas impuestas en procesos burocráticos de corporaciones y sociedades?
Consisten en regulaciones, obligaciones, limitaciones, restricciones y en definitiva, imposiciones.

¿Cual es su coste?
Por un lado, el coste de implantación y mantenimiento de la maquinaria administrativa y burocrática. Por otro, el coste de los usuarios por tener que someterse a esas regulaciones, que puede ser de distinto tipo; por un lado existen unos costes fijos: el esfuerzo de aprender la normativa o buscar asesorameinto, los bloqueos y esperas a resoluciones, reclamaciones y autorizaciones, el pago de tasas y de los diversos tipos de sobrecostes. Por otro lado hay costes indirectos que son variables pero no por ello menos importantes: como es muy fácil que el ususario se sienta decepcionado, las consecuencias son desmoralización, desmotivación, conformismo, pesimismo, despersonalización, desunión y egoismo.

¿Cuales son los beneficios?
Un control que evita fraudes y abusos. Información que facilita el análisis y la gestión y planificación, es decir, la optimización en la distribución de recursos.

Entonces ¿compensa el coste al beneficio?
Es evidente que se asume que sí compensa; de lo contrario se suprimiría la imposición de la normativa.

¿Qué caracterizan a los procesos de corporaciones y sociedades?
Una permanente tendencia a la degradación del sistema, que exige cada vez más recursos para mantener los mismos resultados. Por un lado, la propia dinámica de la maquinaria regulativa-burocrática tiende siempre a expandirse (véase El Principio de Peter o La Ley de Parkinson) lo que supone un permanente aumento del coste de aplicación. Además, los sujetos sometidos a la regulación acaban aprendiendo formas de evadirla, incrementando el coste de inspección y supervisión.

La maquinaria burocrática se caracteriza por su tendencia irremediable a la rigidez lentitud, impredectibilidad, ineficacia y sobre todo la INEFICIENCIA. En definitiva, la tendencia del coste a crecer y del beneficio a menguar. Además de otros aspectos negativos como la tendencia a la injusticia, a acabar favoreciendo a minoría poderosa que resulta privilegiada a costa del esfuerzo de una mayoría. Se tienden a formar "grupos de poder" que distorsionan el proceso de regulación y gestión a su favor, en detrimento de los demás.

Estas tendencias son hechos objetivos y empirícos observados en los procesos y de gestión humanos a lo largo de toda su historia; no se trata de opiniones políticas aunque este tipo de discusiones tienden a derivarse a discusiones políticas.

Pero ¿qué es una "opinión política"? Si se reflexiona bien sobre esta pregunta, la respuesta más cercana a la realidad es la siguiente:

Convicciones "políticas" son aquellas que deseamos NO tener que cambiar.

Seguro cualquier lector ha reaccionado a la afirmación anterior con el convencimiento de que la es muy dudosa o esencialmente incorrecta. Cada uno está convencido de que sus "principios" y sus "ideales" son los correctos.

Pero esta esta es otra discusión que no viene al caso, porque ahora estamos enfocados en una cosa: la aparentemente "irremediable" ineficiencia de los procesos regulatorios administrativo-burocráticos.

La historia de la civilización es la historia de la burocracia, y quien lo dude que repase la historia de los imperios.

La cuestión es ¿hay alguna solución para esto que sea razonable; es decir que no se base en principios políticos?

El Pensamiento Fino se basa en los "principios" de que lo que funciona es lo natural, fluido, ágil y flexible. De que hay que aplicar el esfuerzo cuando más eficiente resulte, por tanto solo cuando es necesario y solo en la cantidad imprescindible. De ello se deduce que lo razonable es observar para diferenciar lo valioso de lo superfluo, y concentrarse en obtener el mayor valor con el mínimo esfuerzo.

Con todo esto, ¿cual es la solución que propone el Pensamiento Fino a la ineficiencia de los procesos regulatorios administrativo-burocráticos?

Una muy sencilla: AUTOMATIZACIÓN.


sábado, 23 de febrero de 2013

Punto de Encuentro

Gestión de la economía y de la sociedad.
Posiciones políticas dispares y contrapuestas.
Posiciones beligerantes y en apariencia, totalmente irreconciliables.
¿Por qué irreconciliables?
Pero SÍ hay un punto de encuentro: la eficiencia.

EFICIENCIA.
Nadie quiere malgastar;
todos quieren maximizar el rendimiento de nuestros esfuerzos.

Reflexionar sobre la EFICIENCIA lleva a reflexionar sobre el VALOR.

VALOR.
¿Qué es importante; qué es accesorio?
Esto lleva a reflexionar sobre la NECESIDAD.

NECESIDAD.
¿Qué es necesario; qué es superfluo?

Teniendo claro qué es lo importante,
La eficiencia surgirá sola o será fácil encontrarla.
Y todos estaremos de acuerdo.
¿Es tan complicado?

viernes, 19 de octubre de 2012

Números vs. Soluciones

Un ingeniero tiene en la cabeza soluciones. Es capaz de abrir mundos imaginarios.
Un gestor tiene en la cabeza números (principalmente el balance final o bottom line).
Pero un buen ingeniero también debe saber 'manejar números' y reconocer las limitaciones que impone la realidad.
Y un buen gestor debe también tener la audacia  de aventurarse en soluciones arriesgadas.

miércoles, 5 de septiembre de 2012

¿Trabajar más para mejorar la economía?

Septiembre de 2012:

Escucho sorprendido a los empresarios en España repitiendo su receta para salir de la crisis: "trabajar más".

Como ingeniero me duele.Supone un desprecio a la inteligencia, a la razón y la creatividad.

Creo que para mejorar cualquier sistema, sociedad u organización, ante todo hay que buscar la EFICIENCIA. Y eficiencia es sencillamente la relación valor/esfuerzo. Representa una medida del rendimiento del trabajo aplicado para conseguir algo. Mejorar esa proporción es algo intrínsecamente positivo.

La forma más clara de aumentar la eficiencia es mejorar la forma de producir, usando  menos energía, menos recursos, menos coste o esfuerzo. En definitiva:

 Debemos innovar para minimizar el impacto (o la huella) de los  productos.

También  debemos aprender a aumentar el valor de nuestros productos (bienes y servicios), mejorándolos para reducir su parte inútil.

Reducir los deperdicios que generamos al producir se puede hacer de muchas formas, pero a menudo olvidamos una importante: reducir el consumo de lo "innecesario". Hay una parte de nuestros productos que no se llegan a consumir, por muy diversos motivos. Es decir, la producción es siempre mayor que el consumo, y esto es un desperdicio que reduce la eficiencia del sistema. Por tanto:

Hay que ajustar la producción a la demanda.

Sí, todos estos conceptos (útil, valor, necesario) son relativos y subjetivos, pero con independencia de cómo se interpreten, el camino a la eficiencia sí está claro. Demos reflexionar individual y colectivamente sobre qué es lo importante y necesario en nuestras vidas, es decir, lo que tiene valor, y también sobre el impacto global de lo que consumimos.

 Esto es un concepto importante y sutil:

 Simplificando nuestras vidas aumentamos de forma inmediata la eficiencia.

Si "refinamos" nuestro consumo, reduciendo la parte innecesaria y accesoria (el sobrecoste), y concentrándonos en lo realmente valioso, conseguiremos mejorar la eficiencia del sistema sin necesidad de aumentar el esfuerzo.

Todos estos razonamientos son de puro sentido común.

También es evidente que una mejora de la eficiencia del sistema económico supone una mejora de la economía.

Muchos economistas reconocen el valor de la eficiencia, pero luego proponen soluciones que acaban empeorándola, como las recetas del tipo:  producir más, y por tanto consumir más  y para ello trabajar más. ¡Es absurdo!

Las ideas de económicas tradicionales se basan en el concepto PRODUCCIÓN = RIQUEZA. Pero estos modelos están totalmente obsoletos. Esta ecuación ya no es válida ya que ignora el impacto de la producción (desechos, contaminación, reciclaje, etc.) y las limitaciones de recursos. Hasta hace no mucho tiempo  estos factores se consideraban marginales o despreciables; podían ser ignorados porque se estimaba que los recursos eran virtualmente infinitos. Pero actualmente el impacto debe ser tenido en cuenta, pues su importancia es ya muy relevante, y además va en aumento, pudiendo incuso considerarse ya un factor crítico..

La idea simplista de "aumentar el esfuerzo para así producir más" es una tremenda insensatez en un mundo enfrentado ya a un enorme, ineludible y cada vez más amenazante problema  escasez global de recursos.

Repetimos:

Para mejorar la economía actual hay que ser capaces de trabajar menos y consumir menos

Además podemos decir que esto no es simplemente una más de las posibles formas de mejorar la calidad de vida sino la única forma posible de hacerlo. Es el único camino a seguir, pues todos los demás llevan inevitablemente a conflictos traumáticos.

La eficiencia aporta un beneficio al sistema en su conjunto. El aumento del esfuerzo beneficia a unos pocos y perjudica a todos. ¡Hay mucha diferencia!

¿Trabajar más? ¿Consumir más?

¡Al contrario!

¡Trabajar mejor y por tanto menos!

¡Consumir mejor y por tanto menos!




lunes, 14 de noviembre de 2011

Cuanto más complicado parece un problema, más simple es la solución.

La simplicidad y la eficiencia se atraen mutuamente y tienden a encontrarse, pero entre ellas suele haber muchos obstáculos y resistencias. No se las puede forzar; solo limpiar su camino.

La elegancia y la belleza surgen siempre tras el encuentro entre y la simplicidad y la eficiencia.
La complejidad es solo otra cara de la simplicidad. Cuanto más complicado parece un problema, más simple es la solución.
La simplicidad aparece en el camino de regreso desde la complejidad. Cuanto más ligero es el equipaje, más fácil resulta el camino.

viernes, 26 de agosto de 2011

Lean Thinking; what is this? what's this all about?


Lean Thinking

What is this?
What's this all about?

It's about management.
It's about philosophy.
It's about life.

It's about doing and acting just when needed.

Just the precise thing; no more, no less.
Just at the exact moment; not before, not after.
Just at the precise site; not elsewhere.

It's about fostering creativiy by "exploring imaginary" in all directions,
 but modulating it, cropping it, focusing and reducing it,
  then returning to real,
  then returning to simplicity.

It's adquiring knowledge by learning from experience
 and applying it to get more refined knowledge.

It's tuning the Action to match the Reality.

It's permanent progress towards optimal and natural working.

It's about common sense.

It's about efficiency.

jueves, 16 de junio de 2011

Personal Lean Thinking vs. planteamiento 'tradicional' (*) del "Cambio Personal"



(*) por ejemplo "Cambio Intencionado Personal": Boyatzis, R. & McKee, A. (2006) Liderazgo emocional. Ed. Deusto.


CLAVE DEL ÉXITO DE TODO PROCESO DE CAMBIO: 
PERMANENTE INCREMENTO DE LA ILUSIÓN

Planteamiento clásico:



  •   Enfocado: concentra las energías en el objetivo
  •   Orientado a la mutación: Busca  reemplazar lo que hay
  •   "Grueso": pasos grandes; una vez establecido el plan, NO se rectifica mientras sea posible
  •   "Por fines": la esperanza de una recompensa positiva tira desde delante de nuestra voluntad
  •   "De arriba a abajo": se empieza por lo grande, el objetivo, y se sigue por lo pequeño, las etapas del plan para conseguirlo
  •   Reduccionista: simplifica todo en función de si es directamente aprovechable para los objetivos

 Proceso:
  1. Meta:  pensar bien "qué quiero ser" y establecerlo como objetivo
  2. Plan:  organizar los recursos para decidir la mejor forma de conseguirlo
  3. Actuar siguiendo el plan
 
Problema: la ilusión y la motivación tienden a disminuir
 
Planeamiento "Pensamiento Fino Personal":



  •  Explorativo: indaga en todas las direcciones para decidir el mejor camino
  •  orientado a la evolución
  •  "Fino": pasos pequeños en general, grandes solo cuando se tiene claro
  •  "Por motivación": las inquietudes y las pequeñas recompensas dan confianza y empujan desde atrás nuestra voluntad 
  •  "De abajo a arriba": el camino se perfila y emerge a partir de pequeños pasos
  •  Integrador: se intenta siempre sumar; asimilar y sacar algo positivo de toda experiencia

 
Proceso:

    1 - Observar nuestra situación personal y entorno, para preparar la decisión de cambio     
    2 - Decidir una o varias acciones de cambio que nos motiven

  •   Mantener actitud crítica: replantear lo que hay para intentar cambiarlo o mejorarlo
  •   Decidir en función de nuestras energías, inquietudes y ambiciones
  •   Dimensión social: plantear también cambios en nuestra relación con los demás
  •   Si dudamos, es preferible plantearse una acción pequeña, pero plantear alguna; no estancarse
  •   Si no conseguimos que nos motive, buscar otra acción, pero siempre plantear algún pequeño cambio en nuestra vida

  No obsesionarse por los grandes objetivos:       EL ÉXITO NO ESTÁ EN LLEGAR A LA META SINO EN MANTENERNOS MOTIVADOS DURANTE EL PROCESO    


      Ejemplos:

  •  Me pongo a hacer jogging
  •  Propongo a mis subordinados una evaluación 360º
  •  Me tomo unas cervezas con un buen amigo de la universidad con el que perdí contacto
  •  Ordeno mi mesa de trabajo y elimino papeles antiguos
  •  Me lanzo a hacer las tareas pendientes que he dejado de lado
  •  Busco una nueva herramienta que me ayude en mi trabajo: TiddliWiki     
  •  Propongo a mi jefe una posible nueva línea de negocio


    3 - Lanzarnos con 'osadía' pero 'sin temeridad', o sea, con decisión pero reflexivamente.
      
       Al estar motivados, no debe resultar traumático. Si algo chirría, hay que replantearse de nuevo todo.


       Estar atentos a los síntomas de confusión, desmotivación o agobio, para rectificar si es preciso. Volver al punto 1, en tal caso.


      4 : y volver a 1 - Asimilar la experiencia: observar honestamente lo ocurrido y analizar críticamente los resultados



      Idea: dejar 'fermentar' las inquietudes en nuestro subconsciente, o sea, no ser demasiado racionales.


  En realidad el proceso se puede resumir en solo dos fases: 
  1.  Exploración
  2.  Reflexión


 Concepto:


  •   CONTINUAMENTE REPLANTEARSE TODO EN MUCHOS CICLOS PEQUEÑOS.
  •   SEGUIR LOS CAMINOS QUE REFUERCEN NUESTRA ILUSIÓN Y MOTIVACIÓN.